Tổng đài ảo có phải là giải pháp vận hành đơn giản?

Phần lớn các doanh nghiệp tại Việt nam dù kinh doanh trong bất cứ lĩnh vực nào cũng đều ý thức được vai trò của một hệ thống tổng đài được xây dựng bài bản. Hệ thống này không chỉ phục vụ khách hàng và có thể đóng vai trò như cầu nối giữa các bộ phận nội bộ. Tuy nhiên, các loại hình tổng đài hiện nay đã đáp ứng được đúng nhu cầu của doanh nghiệp cả về mặt vận hành và chi phí chưa? Hãy cùng VoIP24h đi tìm đáp án cho câu hỏi này. 

Giải pháp tổng đài nào đang được sử dụng tại Doanh nghiệp?

• Doanh nghiệp đang sử dụng các giải pháp tổng đài nào?

Tổng đài được hiểu là một hệ thống giúp các thiết bị đầu cuối liên lạc với nhau và gọi ra bên ngoài thông qua thuê bao của nhà cung cấp. Đối với các doanh nghiệp, tổng đài là một phần không thể thiếu vì nếu không sử dụng nó thì mỗi nhân viên buộc phải có một số điện thoại cố định riêng, dẫn đến sự phức tạp khi nhận cuộc gọi nội bộ cũng như cuộc gọi từ khách hàng. Với hệ thống tổng đài, doanh nghiệp chỉ cần dùng một số điện thoại duy nhất để phục vụ việc liên lạc. Khách hàng có nhu cầu gặp bộ phận nào, tổng đài sẽ chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận ấy, qua đó làm tăng hiệu quả trong công việc.

Tại Việt Nam, tùy theo nhu cầu mà từng doanh nghiệp có những sự lựa chọn khác nhau cho loại hình tổng đài của mình:

• • Tổng đài Analog truyền thống: là loại tổng đài sử dụng tín hiệu sóng điện từ để kết nối âm thanh từ xa và hoạt động thông qua đường dây bưu điện. Khi khách hàng đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo đường dây bưu điện trực tiếp đến văn phòng khách hàng. Để sử dụng loại công nghệ này, khách hàng mua thiết bị phần cứng và chia nhánh (line) vào các máy điện thoại (máy nhánh) 

• Tổng đài công nghệ số VoIP: còn được biết đến với tên gọi tổng đài Voice IP hay IP là phương thức tổng đài truyền giọng nói qua Internet hay qua nền tảng Internet Protocol. Chính vì hoạt động trên môi trường mạng internet là chủ yếu nên loại hình tổng đài này không bị giới hạn về địa lý vùng miền và rất được ưu tiên ứng dụng trong các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Đặc biệt là các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh doanh, chăm sóc khách hàng và bán hàng qua điện thoại thì tổng đài VoIP chính là “bát cơm” nuôi sống doanh nghiệp. Ở hình thức này, dữ liệu cuộc gọi được truyền bằng các gói dữ liệu qua IP hay LAN/WAN/Internet thay vì mạng điện thoại (cáp, line) thông thường.

• Tổng đài hỗn hợp giữa Analog, IP và Digital: Đây là mô hình áp dụng cho những doanh nghiệp có số lượng người dùng điện thoại lên đến 500 máy nhánh. Trên thị trường hiện nay dòng tổng đài hỗn hợp như thế này gần như chưa phổ biến, đáng chú ý có thể là dòng Siemens HiPatch 3000. Về bản chất, tổng đài hỗn hợp có thể giúp các doanh nghiệp lớn đầu tư hệ thống analog ban đầu sau đó nâng cấp lên hệ thống IP mà không tốn kém quá nhiều chi phí

• Tại sao Tổng đài ảo lại được các doanh nghiệp quan tâm

Vì là ảo nên chắc chắn doanh nghiệp không cần phải đầu tư 1 hệ thống cồng kềnh, một văn phòng rộng rãi vì nhân viên chắc chắn không cần đến điện thoại cố định, thậm chí không cần đến văn phòng. Họ chỉ cần sử dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại để nghe và gọi cho khách hàng. Và điều quan trọng là tất cả họ chỉ được sử dụng số điện thoại doanh nghiệp để gọi/nhận cuộc gọi khách hàng. Với một đầu số doanh nghiệp có thể nghe/gọi cùng lúc vô số cuộc gọi. 

Tìm hiểu chi tiết về tổng đài ảo của voip24h.

Không thể bỏ qua Tổng đài ảo

Bên cạnh những yếu tố tiện lợi, kết nối nhanh chóng qua internet, tổng đài ảo còn mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích không thể phủ nhận. Chính vì thế, trong thời đại 4.0 hiện nay, không một doanh nghiệp nào lại bỏ qua những cơ hội tận dụng công nghệ để tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi ích cho công ty mình như:

• Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng cả về mặt chỗ ngồi cho nhân viên lẫn hệ thống hạ tầng viễn thông (máy móc, đường dây). Thậm chí nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.
• Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng và số lượng cuộc gọi không bị giới hạn. Với tổng đài truyền thống, lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc) vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Với tổng đài ảo, các vấn đề này đã được xóa bỏ.
• Gọi nội bộ hoàn toàn MIỄN PHÍ dù là khác tỉnh thành
• Cước phí cuộc gọi quốc tế thấp hơn thậm chí miễn phí nếu tích hợp các tính năng call có sẵn trên đường truyền internet.
• Nhân viên có thể là bất cứ ai và làm việc ở bất kỳ đâu
• Dễ dàng đủ đường: bao gồm quản lý, xem thống kê cuộc gọi ra/vào, nghe lại ghi âm cuộc gọi; mở rộng hệ thống sẵn có hay tích hợp trực tiếp được với các ứng dụng, hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống marketing đa kênh…
• Lắp đặt tổng đài ảo tại Việt Nam có phải là điều đơn giản?

Bên cạnh những ưu việt không thể phủ nhận của Tổng đài ảo, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp bắt đầu khởi nghiệp chưa có vốn đầu tư thì việc lắp đặt tổng đài ảo vẫn có khá khó khăn tại thị trường trong nước.

Lắp đặt tổng đài ảo vẫn chưa dễ dàng tại Việt Nam

3.1. Khách hàng chưa thực sự hiểu đúng về công nghệ và dịch vụ tổng đài ảo

Cho đến thời điểm hiện tại, Tổng đài ảo vẫn còn gặp phải các vấn đề về nhận thức từ phía khách hàng. Rất nhiều doanh nghiệp khi đã quen với việc sử dụng các hệ thống tổng đài truyền thông chưa chắc đã cảm nhận được sự tiện ích của công nghệ không dây và cảm thấy không an toàn.

Chính từ những sự e ngại về công nghệ tổng đài ảo so với các công nghệ cũ cũng khiến sản phẩm này kén người dùng. Các doanh nghiệp tiên phong hoặc thích đón đầu công nghệ thường sẽ không mất thời gian để thuyết phục nhưng các doanh nghiệp truyền thống thường tỏ ra không mấy quan tâm với hệ thống này. Tuy nhiên, khi đã thực sự được cung cấp đầy đủ những thông tin hữu ích và cần thiết, chắc chắn khách hàng sẽ không ngần ngại khi lựa chọn công nghệ mới hiện đại này.

3.2. Chưa thực sự có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo đủ uy tín

Do mới được quan tâm và phát triển tại thị trường Việt Nam trong khoảng 5-7 năm gần đây nên số lượng đơn vị kinh doanh dịch vụ này không quá nhiều và đặc biệt là các doanh nghiệp uy tín, chất lượng. Vẫn có nhiều doanh nghiệp phàn nàn không biết lựa chọn đơn vị cung cấp nào vì thông tin doanh nghiệp cung cấp không đầy đủ và quá trình cung cấp dịch vụ cũng không được như mong đợi.

Khi sử dụng bất cứ một sản phẩm, dịch vụ nào thì ưu tiên hàng đầu của khách hàng vẫn là lựa chọn được địa chỉ uy tín nhất, thương hiệu đã được kiểm chứng. Đó chính là cơ sở để họ có thể tự bảo vệ được quyền lợi của mình. Chính vì vậy, việc khách hàng mong muốn lựa chọn được một địa chỉ cung cấp dịch vụ tổng đài ảo chất lượng là điều rất dễ hiểu và cũng là mong muốn hết sức chính đáng.

Với kinh nghiệm của mình, VoIP24h đã và đang phát triển để trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi chính là đơn vị tiên phong đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ tổng đài ảo. Cùng trải qua quãng thời gian đầy khó khăn, chúng tôi nhận thấy rõ những điểm cần khắc phục trong quá trình cung cấp dịch vụ. Từ đó, ngày càng hoàn thiện dịch vụ của mình hơn và chinh phục sự hài lòng của đông đảo khách hàng.

1001 câu hỏi thắc mắc thường gặp về tổng đài ảo đã được VoIP24h giải đáp.  Nếu doanh nghiệp của bạn cần tìm hiểu thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi theo thông tin liên hệ:

Công ty TNHH Giải Pháp Kết Nối

Add : 14 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đakao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Hotline : 1900.2000 Phím 1 (1000đ /phút ) – 028.7303.6789

Email : sales@voip24h.vn

website : https://voip24h.vn/