Những biến động của nền kinh tế Việt Nam hiện nay đã cho thấy các doanh nghiệp các startup lúc nào cũng tìm kiếm cơ hội trong những khó khăn, biến động. Không thể phủ nhận, thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh chính là giải pháp tối ưu chi phí tốt nhất hiện nay. 

Hình thức cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh tuy không quá mới, nhưng khi quyết định lựa chọn, doanh nghiệp cần tìm hiểu 05 tiêu chí sau.

Mô hình văn phòng ảo có hợp pháp không ?

Văn phòng ảo là loại hình văn phòng 0m2, cho phép doanh nghiệp sử dụng địa chỉ kinh doanh để đăng ký giấy phép kinh doanh, nhận thư từ/bưu phẩm. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ của văn phòng ảo để mở chi nhánh, văn phòng đại diện rất thích hợp cho những doanh nghiệp có ý định mở rộng kinh doanh nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nhiều chi phí khác. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp khi quyết định thuê văn phòng ảo của bất kỳ đơn vị cung cấp nào cần nên lưu ý một số tiêu chí lựa chọn văn phòng ảo phù hợp.

5 tiêu chí lựa chọn văn phòng ảo mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần nên biết

1. Vị trí đặt văn phòng

Lựa chọn vị trí đặt địa chỉ kinh doanh rất quan trọng. Một vị trí đặt địa chỉ văn phòng đẹp phải mang có các đặc điểm: 

– Vị trí văn phòng nằm trung tâm kinh tế, tập hợp nhiều doanh nghiệp, thuận lợi cho việc kinh doanh

– Vị trí văn phòng thích hợp tại các tòa nhà hạng A để nâng cao vị thế thương hiệu hoặc quảng cáo cho doanh nghiệp tốt

– Vị trí địa chỉ kinh doanh có hướng và hợp phong thủy với chủ doanh nghiệp. 

2. Giá thuê văn phòng 

Giá thuê văn phòng ảo cũng là một trong những tiêu chí lựa chọn quan trọng cần lưu ý khi tìm hiểu và chọn đơn vị cho thuê.

Các đơn vị cho thuê văn phòng ảo hiện nay thường chia dịch vụ văn phòng ảo thành nhiều gói từ thấp đến cao để đáp ứng từng nhu cầu cụ thể của khách hàng. Chính vì thế, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của doanh nghiệp cần thuê văn phòng ảo để làm gì? để chọn được gói thuê văn phòng ảo giá rẻ phù hợp.

Ví dụ: Văn phòng ảo Replus office có 5 gói văn phòng ảo:

• Gói save (Văn phòng đại diện siêu tiết kiệm)
• Gói Ecom (Văn phòng thông minh)
• Gói Standard
• Gói Plus 
• Gói Replus 

3. Dịch vụ văn phòng ảo mang lại tiện ích

Mỗi đơn vị cung dịch vụ văn phòng ảo sẽ có dịch vụ khác nhau nhưng cơ bản sẽ có chung một số tiện ích:

– Sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp

– Đặt bảng hiệu và tên doanh nghiệp hiển thị tại tòa nhà nơi đăng ký dịch vụ

– Lễ tân nhận thư từ/bưu phẩm và giải quyết các thắc mắc về dịch vụ

– Khu vực tiếp khách chung đáp ứng nhu cầu gặp gỡ, trò chuyện với khách hàng hay đối tác

– Phòng họp, khu vực hội nghị được hỗ trợ với máy móc, thiết bị và không gian thoải mái

– Các thiết bị hỗ trợ văn phòng như: máy photocopy, scan, máy in,…

– Tư vấn thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán 

4. Cơ sở vật chất văn phòng 

Dù là thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến cơ sở vật chất và tiện nghi văn phòng, vì nó ít nhiều cũng ảnh hưởng đến suy nghĩ của đối tác và  quá trình kinh doanh nâng cao vị thế thương hiệu của doanh nghiệp.

Khu vực đỗ xe: Tại các tòa nhà văn phòng thì bãi đỗ xe sẽ có số lượng nhất định. Vì vậy, khi thuê cần hỏi kỹ vấn đề gửi xe, chỗ để xe nhân viên sẽ hướng dẫn bạn nơi có phí gửi xe giá rẻ và phù hợp với nhu cầu.

Tiện nghi văn phòng: bàn lễ tân, phòng họp, khu vực tiếp khách có phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Đừng ngần ngại đưa ra những yêu cầu của bạn nếu được nhân viên tư vấn dịch vụ sẽ hỗ trợ bạn hết mức có thể. 

5. Bảo đảm pháp lý của văn phòng ảo

Hiện nay, chưa có quy định nào rõ ràng về việc doanh nghiệp sử dụng địa chỉ để đăng ký kinh doanh nên việc thuê và sử dụng dịch vụ văn phòng ảo vẫn được xem là hợp pháp. 

Tuy nhiên, khi làm hồ sơ, ký hợp đồng thuê văn phòng ảo bạn cần xem kỹ và hỏi nhân viên các điều khoản, quyền lợi giữa 2 bên, thời hạn thanh lý và gia hạn hợp đồng. Khảo sát kỹ các bên cung cấp dịch vụ để lựa chọn được nơi thuê văn phòng ảo ưng ý và giá cả hợp lý nhất 

Trên là 5 tiêu chí mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần nên biết khi lựa chọn thuê văn phòng ảo. Văn phòng ảo Replus mang lại rất nhiều lợi ích là giải pháp hiệu quả nhất giúp doanh nghiệp vượt qua thời kỳ biến động như hiện nay.